Kostenkalkulation für Kaffeemaschinen – Wie berechnet man den Tassenpreis?

Philipp Weber20. August 2019

Kaffeevollautomaten

Die Anschaffung eines Kaffeevollautomaten für das gewerbliche Umfeld oder die Gastronomie hat in der Regel zwei Gründe: zum einen die einfache und schnelle Bedienung, zum anderen möglichst günstigen Tassenpreise für die abgegebenen Produkte. In der Tat bietet dieser Gerätetyp das Beste aus allen Welten: die vollautomatische Zubereitung verschiedener Kaffeespezialitäten in guter Qualität, geringen Wartungsaufwand und – gemessen an der Abnahmemenge – vergleichsweise günstige Getränkepreise.

Unterschiedliche Faktoren beeinflussen den Preis

Finanzierung eines Kaffeevollautomaten

Leicht nachvollziehbar ist dieser Grundsatz: Je höher die Abnahmemengen, desto günstiger ist der Abgabepreis. Dieses einfache kaufmännische Prinzip gilt allerdings nicht bei allen Gerätetypen für die Zubereitung von Kaffee:

Die Filterkaffeemaschine basiert auf einer relativ einfachen Technik, weshalb die Gerätepreise – ein Hauptfaktor für die Preiskalkulation – auch bei gewerblichen Maschinen vergleichsweise günstig sind. Da sich auch der Materialpreis für Kaffee bei größeren Abnahmemengen nicht markant verändert, bleibt der Tassenpreis in jeder Größenordnung ziemlich stabil.

Ohnehin bewegen sich die Preise für Filterkaffee in der Regel am unteren Ende der Preisskala – daher spielt der Materialpreis für die Entscheidungsfindung keine dominierende Rolle. Gegen die Filtermaschine sprechen eher die Eintönigkeit bei der Produktauswahl – Filterkaffee, sonst nichts – und der relativ hohe Bedienungsaufwand, um ständig Kaffee vorzuhalten. Auch das gerätetypische Qualitätsproblem bei stundenlang warm gehaltenem Kaffee macht die Filtermaschine nicht unbedingt zur idealen Wahl.

Einen ähnlichen Effekt – nur am oberen Ende der Preisskala – weisen Pad– und Kapselmaschinen auf. Die einzeln verpackten Kaffeeportionen sind nicht nur ein ökologisches Problem, sondern auch eine ziemlich teure Angelegenheit – und das unabhängig von der Abnahmemenge. Eine Tasse Kaffee aus der Kapselmaschine kostet rund 40 Cent, und das beim Kauf von 10 Kapseln oder 10.000 Kapseln gleichermaßen.

So entsteht der Tassenpreis

Kaffeebohnen und cremiger Cappuccino

Um die Kosten pro Tasse (KpT) selbst auszurechnen, müssen alle Kostenfaktoren auf ihre Anteile pro Tasse heruntergebrochen werden. Das sind vor allem:

• Materialkosten (Kaffee)
• Gerätepreis
• Instandhaltungskosten
• Stromkosten

Eine Besonderheit stellt der Gerätepreis dar. Bei der Berechnung der anteiligen Gerätekosten spielt auch die Nutzungsdauer des Geräts eine Rolle – und die kann variieren. Aus diesem Grund sind die im Folgenden aufgezeigten Beispielrechnungen lediglich Durchschnittswerte. Sie beruhen auf einer Nutzungsdauer von vier Jahren, was einerseits dem häufigsten Anwenderverhalten und andererseits der betrieblichen Abschreibung entspricht.

Auch die Materialkosten bewegen sich wegen der sehr knapp bemessenen Preisspannen bei kleinen und mittleren Abnahmemengen in etwa im gleichen Bereich. Für die folgenden Beispiele kommt ein Kilopreis von 10 Euro für die Kaffeebohnen und eine Dosierung von 7 Gramm pro Tasse zum Ansatz. Daraus ergeben sich 7 Cent als durchschnittlicher Materialpreis pro Tasse.

Private Anwendung

Kleiner Kaffeeautomat für den Privathaushalt

Privathaushalte haben einen jährlichen Verbrauch von rund 2.500 Tassen – auf die durchschnittliche Haushaltsgröße umgelegt. Dafür eignen sich Kaffeevollautomaten aus dem Consumerbereich in der Größenordnung um 300 Euro, beispielsweise die Philips Saeco HD5751. Geräte dieses Typs verursachen pro Jahr 150 Euro Wartungskosten und 500 Euro Stromkosten. Daraus ergibt sich diese Rechnung:

Anteiliger Gerätepreis:
Preisanteil pro Jahr: 300 / 4 = 75 Euro
Preisanteil pro Tasse: 75 / 2.500 = 0,03 Euro

Anteilige Wartungskosten:
Preisanteil pro Tasse: 150 / 2.500 = 0,06 Euro

Anteilige Stromkosten:
Preisanteil pro Tasse: 500 / 2.500 = 0,20 Euro

Berechnung des Tassenpreises einschließlich Material:
KpT = 0,03 + 0,06 + 0,20 + 0,07 = 0,36 Euro

Kleinbetrieb

Kaffeetrinken mit Kollegen

Kleine Unternehmen wie beispielsweise junge Startups haben einen durchschnittlichen Kaffeeverbrauch von rund 8.000 Tassen pro Jahr. Diesen Bedarf decken kleinere Kaffeevollautomaten in der Preisklasse um 2000 Euro wie beispielsweise die Jura X8 Platin. Dieser Gerätetyp verursacht jährlich 500 Euro Wartungskosten und 1.000 Euro Stromkosten. Daraus ergibt sich:

Anteiliger Gerätepreis:
Preisanteil pro Jahr: 2.000 / 4 = 500 Euro
Preisanteil pro Tasse: 500 / 8.000 = 0,06 Euro

Anteilige Wartungskosten:
Preisanteil pro Tasse: 150 / 8.000 = 0,06 Euro

Anteilige Stromkosten:
Preisanteil pro Tasse: 500 / 8.000 = 0,13 Euro

Berechnung des Tassenpreises einschließlich Material:
KpT = 0,06 + 0,06 + 0,13 + 0,07 = 0,32 Euro

Mittleres und großes Unternehmen, mittlere Gastronomie

Cafebar

Im Bereich der mittleren und großen Unternehmen und in der mittelgroßen Gastronomie stellen sich jährliche Abnahmemengen von mindestens 30.000 Tassen ein. Ab dieser Größenordnung zeigen sich die größten Kostenspareffekte durch Kaffeevollautomaten. Geräte für diese Bedarfsmengen kosten um die 4.000 Euro, beispielsweise die laRhea Business Line iC PB. Die Wartungskosten in dieser Geräteklasse betragen rund 1.000 Euro. Interessanterweise ist der Stromverbrauch mit ebenfalls 1.000 Euro identisch mit dem der kleineren Geräteklasse, was sich ebenfalls günstig auf den Tassenpreis auswirkt. So sieht die Rechnung aus:

Anteiliger Gerätepreis:
Preisanteil pro Jahr: 4.000 / 4 = 1.000 Euro
Preisanteil pro Tasse: 1.000 / 30.000 = 0,03 Euro

Anteilige Wartungskosten:
Preisanteil pro Tasse: 1.000 / 30.000 = 0,03 Euro

Anteilige Stromkosten:
Preisanteil pro Tasse: 1,000 / 30.000 = 0,03 Euro

Berechnung des Tassenpreises einschließlich Material:
KpT = 0,03 + 0,03 + 0,03 + 0,07 = 0,16 Euro

Kaufen, mieten oder leasen – was ist am günstigsten?

Cappuccino mit Latte-Art

Weder beim Einsatz im Unternehmen noch in der Gastronomie stellt sich der Kauf eines Kaffeevollautomaten in jedem Fall als günstigste Lösung dar. Meist ist die Anmietung oder der Abschluss eines Leasingvertrags die vorteilhaftere Alternative. Welche von beiden Varianten sich im konkreten Fall anbietet, hängt von der Situation ab.

Das Mieten birgt vor allem zwei wesentliche Nachteile in sich: relativ hohe Finanzierungskosten und die obligatorische Rückgabe bei Vertragsende. Eine käufliche Übernahme ist in der Regel nicht möglich. Vorteilhaft wirkt sich die höhere Flexibilität bei der Anmietung aus: Mietverträge gibt es auch mit kurzen Laufzeiten, daher eignet sich diese Finanzierungsform gut bei kurzfristiger Nutzung, wie das an provisorischen Standorten oder auf Messen und Ausstellungen der Fall ist.

Latte Macchiato aus dem Kaffeeautomaten mit Milchsystem

Leasing bietet sich an, wenn der Kaffeevollautomat längerfristig genutzt werden soll. Auch gibt es bei dieser Finanzierungsart die Möglichkeit einer Kaufoption, um das Gerät bei Interesse am Ende der Vertragslaufzeit käuflich zu erwerben. Allerdings muss diese Option im Vertrag ausdrücklich vereinbart werden – die Kaufoption ist bei Leasing nicht obligatorisch.

Auch ein wichtiger steuerlicher Aspekt spricht für Leasing. Da Kaffeevollautomaten auf langfristige Nutzung ausgelegt sind, sollte die Finanzierung an die Laufzeit der betrieblichen Amortisation angepasst werden. Das ist der Grund dafür, dass Steuerberater Leasing vielfach als vorteilhafteste Form der Finanzierung empfehlen. Für den unternehmerischen und gastronomischen Bereich erweist sich Leasing daher in den meisten Fällen als die wirtschaftlich sinnvollste Alternative.

Leckere Kaffeespezialitäten